Grâce à une communication externe continue et adaptée aux groupes cibles, vous augmentez la notoriété du projet et favorisez grâce à un dialogue positif le fait que la population puisse se forger une opinion. Si, en raison des informations données et de la formation d’une opinion positive, le concept est largement soutenu, cela augmente la probabilité d’une approbation politique au sein du Conseil communal. Par conséquent, informez régulièrement le grand public, en particulier quand quelque chose de nouveau va se produire dans le projet. Par contre, si c’est trop souvent le même contenu qui est diffusé, cela peut donner l’impression que le projet ne progresse pas.
Dans le cadre des relations publiques, soulignez régulièrement que l’élaboration du concept est axée sur la participation et mentionnez les personnes et les groupes de personnes qui participent (p. ex. enfants, jeunes, représentant∙e∙s d’offres et de l’administration, etc.).
Tenez compte de la diversité de la population : toutes les personnes n’ont pas le même accès à l’information (p. ex. compétences linguistiques manquantes, pas d’accès à internet, etc.). Par conséquent, vérifiez si les formes et canaux de communication sont adaptés aux groupes cibles et si les informations atteignent tous les groupes de personnes souhaités. Le cas échéant, prenez en considération les options de communication autres que les canaux habituels que sont le courrier électronique ou le bulletin communal : par exemple les médias sociaux, les affiches ou le partage d’informations via des personnes clés et des réseaux existants.
Dans la mesure du possible, utilisez toujours pour la communication externe le corporate design de la commune (logo, police d’écriture, etc.).
Il est nécessaire que la direction de projet transmette régulièrement au membre responsable au sein du Conseil communal des informations sur l’état d’avancement du travail. Cela permet à cette personne de mieux représenter le projet (p. ex. au sein du Conseil communal, vis-à-vis de l’administration ou du grand public).
Il est nécessaire que, outre le membre responsable au sein du Conseil communal, l’ensemble du Conseil communal soit lui aussi régulièrement tenu à jour concernant le projet, par exemple au moyen d’un bref rapport de situation tous les trois à six mois. Cela est particulièrement important à partir d’une demiannée environ avant l’adoption prévue de l’ébauche de concept par le Conseil communal (cf. chapitre Phase 4 Adoption par le politique). Planifiez avec le membre responsable au sein du Conseil communal et, le cas échéant, avec votre hiérarchie comment le flux d’information vers le Conseil communal peut être assuré. Les actrices et acteurs politiques devraient en effet avoir la possibilité de participer activement au processus et de pouvoir montrer aux habitant∙e∙s qu’ils et elles sont informé∙e∙s sur le projet.